指设备订货合同及协议书（包括附件和补充材料）、订货过程中的往返电函和订货凭证等的管理（每一合同建一档案并编号，档案中有目录），以便订货过程中查询和执行合同时备查，并作为解决供需双方可能发生的矛盾的依据。